Jeśli przymierzamy się do zorganizowania kspotkaniaw Warszawie, na początku winniśmy się zastanowić nad pasującą lokalizacją. Kiedy wybieramy centrum konferncji w Warszawie winniśmy dodatkowo zwrócić atencję na to jaką akustykę ma sala, jest to istotna sprawa przy wyborze ośrodków konferencyjnych w Warszawie. Dodatkowym czynnikiem na jaki winniśmy zwrócić atencję jest to czy sala konferencyjna którą planujemy wybrać posiada klimatyzację i jaki jest jej rozmiar. W wypadku wyboru centrum konferencyjnego o nadmiernie małym metrażu i bez klimatyzacji powinniśmy liczyć się z niezadowoleniem ludzi dla jakich będziemy organizowali konferencję. Dodatkową rzeczową sprawą o jakiej powinniśmy pamiętać wybierając ośrodki konferencyjne warszawa jest forma rozliczenia z najemcą. Tu praktyki są przeróżne, część jednostek wynajmujących sale pobiera zapłatę za każdą rozpoczętą godzinę, zdarzają się jednak również korporacje które to rozliczają kwotę do zapłaty ściśle co do kwadransa lub nawet minuty. Wybór takiej firmy umożliwi nam poczynić oszczędności jeżeli zakończymy konferencję przed czasem.